«Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің оқу залында зерттеушілердің жұмыс істеу ережесі

Зерттеушілердің құжаттармен және оларға ғылыми-анықтамалық аппараттармен жұмыс істеу ережелері:
– «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326-І (28.12.2018 ж. өзгерістер мен толықтырулармен) Заңымен;
– «Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қорғау туралы» Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 15 наурыздағы № 349-І (15.07.2011 ж. өзгерістер мен толықтырулармен) Заңымен;
– Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Архивтер мен құжаттаманы басқару комитеті төрағасының
2000 жылғы 2 қазандағы № 58 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасының мемлекеттік архивтерінің оқу залдарында зерттеушілердің жұмыс істеу ережесімен;
- Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 29 қазандағы № 576 қаулысымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидасымен.
Оқу залы дүйсенбі-жұма күндері сағат 9.00-ден 18.00-ге дейін жұмыс істейді, үзіліс 13.00-ден 15.00-ге дейін.
Оқу залының жұмысын бақылауды архив құжаттарын пайдалану және жариялау бөлімінің бастығы мен архив басшысы жүзеге асырады.

1. Зерттеушілерді рәсімдеу ережелері

1. Мекеменің ғылыми-зерттеу жұмыстарының жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізетін немесе қызметтік тапсырманы орындайтын зерттеушілер ұйымның ресми хатын ұсынады. Ол хатта зерттеушінің аты-жөні, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі/атағы, зерттеудің мақсаты мен тақырыбы, оның хронологиялық шегі көрсетілуі тиіс. Хатқа ұйым басшысы немесе ғалым хатшысы қол қоюы керек. Жоғарғы оқу орындарының студенттері архив құжаттарымен жұмыс жасау қажеттігі негізделген, ректордың (проректордың) қолы қойылған жоғарғы оқу орнының хаты бойынша ресімделеді. Ғылыми жұмысты өз бастамасымен жүргізетін жеке тұлғалар зерттеу тақырыбын көрсете отырып, «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-сі басшының атына өтініш беруі керек. Шетелдік зерттеушілер оқу залында жұмыс істеуге жіберген ұйымның ресми хаты негізінде немесе оған жеке басын куәландыратын құжаты бар жеке дәлелді өтініші негізінде Қазақстан Республикасының азаматтарымен тең дәрежеде рәсімделеді.
2. Өтініші негізінде зерттеушіге «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің оқу залына кіруге рұқсат беріледі.
3. Зерттеушінің оқу залында жұмысын ұзарту ресми хат (өтініш) негізінде жасалады. Ұқсас процедура зерттеу тақырыбын өзгерткен кезде де орындалады.
4. Зерттеуші тіркеу кезінде сауалнама мен тақырыптық картаны толтырады.
5. Зерттеу тақырыптарын, «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің қорлары мен құжаттарына пайдаланушылықты талдау мақсатында зерттеушінің жеке ісі құрылады.

2. Зерттеушілердің архив қоры мен құжаттарға рұқсат алу ережесі

6. «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің ақысыз негізде зерттеушіге сұралған тақырып бойынша архивтік қорлар мен құжаттарға, ғылыми-анықтамалық аппаратқа және анықтамалық-ақпараттық басылымдарға, сондай-ақ оларды қарау мен оқу үшін техникалық құралдарға қолжетімділікті қамтамасыз етеді. Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына және осы Ережелерге сәйкес пайдаланушылардың төмендегідей мәліметтерден тұратын архивтік қорлар мен құжаттарға қолжетімділігін шектейді:
1) «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің егер заңнамада басқадай белгіленбесе, олар құрылған кезден бастап 30 жыл ішінде мемлекеттік немесе заңмен қорғалатын өзге де құпияны құрайтын мәліметтер;
2) жеке адамдар туралы медициналық сипаттағы ұқсас ақпараттар;
3) сот ісін жүргізу құжаттамалары, куәгерлердің түсініктері мен айғақтар;
4) азаматтардың жеке өмірі (отбасылық және жақын қарым-қатынастар, мүліктік және қаржылық жағдай) туралы, сондай-ақ оның өміріне және үйінің қауіпсіздігіне қауіп төндіретін мәліметтер. Бұл шектеулер сот, құқық қорғау және бақылау-тексеру органдарының қызметтік тапсырмаларды орындайтын қызметкерлеріне қолданылмайды.
«Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің пайдаланушылардың белгілі бір адамның жеке өмірінің фактілері, оқиғалары мен мән-жайлары туралы ақпаратты қамтитын құжаттарға егер, мұндай құжаттар жасалғаннан кейін 75 жыл өтпесе, қолжетімділігін шектейді. Жеке тектік архивтік құжаттарын пайдалану меншік иелерінің немесе олардың мұрагерлерінің келісімімен мүмкін болады («Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы, 3-тармағы). Қызылорда облысының мемлекеттік архивіне ведомстволық сақтау мерзімі аяқталғанға дейін (15 жыл) келіп түскен, пайдалану мәнін жоғалтпаған құжаттарға қор түзуші-ұйымнан жазбаша рұқсат талап етіледі. «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің құжаттарын пайдалануға рұқсатты зерттеушілерге архив басшысы береді.
7. Істер мен құжаттарды беруден бас тартуға немесе кейінге қалдыруға келесі жағдайларда жол беріледі:
– физикалық жағдайы нашар болғанда;
– құжаттарды пайдалануда Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасына сәйкес немесе қор түзуші құжаттарды тұрақты сақтауға беру кезінде белгілеген шектеулер (7-тармақты қараңыз);
– «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің қызметкерлерінің қызметтік тапсырмаларды орындау қажеттілігі (анықтамалық жұмыс, қорлардың кеттік органдардың сұранысы бойынша ақпараттық материалдарды дайындау, құжаттар жиынтығы, сақтандыру қорын немесе пайдалану қорын дайындау, құжаттардың болуын тексеру, құжаттарды қалпына келтіру немесе көшіру, құпиясыздандырылған істерді тіркеу және т.б);
– істер мен құжаттарды басқа мекемелерге уақытша пайдалануға беру;
– тапсырыс берілген материалдарды көрмеге қою;
– оларды басқа зерттеушіге беру.
Ғылыми сипаттамадан және техникалық рәсімдеуден өтпеген істер (құжаттар) оқу залына берілмейді. Архивтік құжатты алуға рұқсат берілмегені туралы азаматқа
3 күннен кешіктірілмей, ал азаматтың немесе ұйымның жазбаша өтініштері бойынша – 11 күн ішінде, ерекше қиын жағдайларда – сауал келіп түскен күннен бастап бір ай ішінде хабарланады.
8. Тапсырыс берілген құжаттарды беру тапсырыс берудің белгіленген тәртібіне сәйкес, ол берілген сәттен бастап бір тәулік ішінде жүзеге асырылады. Тапсырыс берілген материалдарды алу кезінде зерттеуші тапсырыс парағына қол қоюы керек. Зерттеушінің қолы құжаттарды пайдалану кезінде олардың сақталуына жауапкершілікті өз мойнына алатынын куәландырады.
9. Тапсырыста зерттеуші өзінің тегін, атын, әкесінің атын, жұмысының тақырыбы мен мақсатын, қор нөмірін, тізімдеме нөмірін, іс нөмірін, іс тақырыбын, іс парақтарының санын көрсетеді.
Жоғарыда көрсетілген мәліметтер тапсырыс парағына келесі түрде енгізіледі:
– № 1 бағанда қор нөмірі (тізімдеме мұқабасында);
– № 2 бағанға тізімдеме нөмірі, егер бір қордың ішінде бірнеше тізімдеме болса, тізімдеме нөмірлері өсу тәртібі бойынша көшіріледі;
– № 3 бағанға іс нөмірі (тізімдемедегі реттік нөмір) өсу тәртібі бойынша;
– істің тақырыбы; істегі парақтар саны.
10. Күніне зерттеушіге берілетін құжаттардың саны – 3 тізімдеме – 7-ден 10 іске дейін, ал іссапармен жүрген басқа қаланың зерттеушілеріне 1 айға дейін 5 тізімдеме – 15-тен 20 іске дейін беріледі. Зерттеушінің иелігінде болатын істердің максималды саны 15 іс пен 6 тізімдемеден, ал іссапармен жүрген басқа қаланың зерттеушілері үшін 1 айға дейін – 30 іс пен 8 тізімдемеден аспауы тиіс.
11. Істер зерттеушілерге бір айға дейін, ерекше құнды құжаттар Қызылорда облысының мемлекеттік архиві басшылығының арнайы рұқсатымен 1-ден 5 күнге дейінгі мерзімге беріледі. Тізімдемелер мен басқа архивтік анықтамалар зерттеушіге 5 күнге дейін беріледі. Құжаттармен жұмыс мерзімдерін ұзартуды оқу залының қызметкері жеке негізде жүзеге асырады, бірақ 2 аптадан аспауы керек.
Егер зерттеуші оқу залына бір апта бойы келмесе, берілген материалдар қоймаға қайтарылады және қайта тапсырыс беру керек.
12. Оқу залының қызметкері зерттеушіге берілген материалдардың күн сайын қайтарылуын бақылауға міндетті.
13. Зерттеуші өзіне берілген материалдарды оқу залы қызметкеріне күнделікті қайтарып беруге және істегі құжаттарды пайдалану парақтарын толтыруға міндетті.
14. Пайдаланушы істерді түпкілікті ұсынған кезде, оқу залының қызметкері парақтардың нөмірлерін, істегі құжаттардың жай-күйін тексереді. Егер нақты жағдай мен куәландыру жазбасындағы жазбалар арасында сәйкессіздіктер болса, тапсырылған жағдайларда құжаттардың жетіспеуі немесе бүлінуі болса, белгіленген үлгіде акт жасалады.

3. Архивтік құжаттардың көшірмесін алу

15. «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің мүмкіндігінше оқу залында тақырыппен жұмыс жасау барысында зерттеуші анықтаған құжаттардың көшірмесін алу бойынша қызмет көрсетеді.
16. Архивтік құжаттардың көшірмесін алу зерттеушінің жазбаша тапсырысы негізінде жүзеге асырылады.
17. Бір тапсырыстың максималды көлемін көшіру жабдықтарының техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің басшылығы анықтайды, бірақ бір жыл ішінде архивтік құжаттардың 300 парағынан аспауы тиіс. Сондай-ақ, істің толығымен көшірмесін алуға тыйым салынады.
18. Архив құжаттарын көшіру, әдетте, қолда бар сақтандыру көшірмелерінен жасалады. Сақтандыру көшірмелері болмаған кезде бірегей, ерекше құнды құжаттар мен өңі өшіп бара жатқан және физикалық зақымданған құжаттардың түпнұсқалары тек микрофотокөшіру әдістерімен көшіріледі.

4. Зерттеушілердің құқықтары мен міндеттері

19. Зерттеуші «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің оқу залында жұмыс істеген кезде құқылы:
1) құжат түрін, оның авторын көрсете отырып, қысқаша көшірмелер жасауға және құжаттардың мазмұнын жазуға; құжаттардан алынған жазбаларда, көшірмелерде Архивтің іздеу деректері, қордың нөмірі, тізімдеме, іс, парақ көрсетілуі керек (мысалы: ҚОМА. Қ._. Тіз._. Қ._. П._.);
2) өзін қызықтыратын тақырыптар бойынша архив қорларының құрамы мен мазмұны бойынша ақысыз кеңестер алуға;
3) ғылыми-анықтамалық аппаратын, автоматтандырылған архивтік іздеу жүйелерін қарауға;
4) аудармашыға жүгінуге.
20.Зерттеуші міндетті:
1) оқу залына келгенде зерттеуші келушілерді тіркеу Журналына қол қоюға;
2) істер мен құжаттарды алу кезінде олардың жай-күйін тексеріп, істерді беру Кітабына қол қоюға; Парақтар жетіспесе, парақтар мен құжаттарда ақаулар болған жағдайда, бұл туралы оқу залының қызметкеріне хабарлауға;
3) архив басшылығымен келісілген жағдайларды қоспағанда, портфельдерді, сөмкелерді, орамдарды, сондай-ақ баспа өнімдерін, техникалық құралдарды (ұялы телефондар, фотоаппараттар, кинокамералар, сканерлер, көшіру аппараттары, диктофондар және т.б.) оқу залына кіргізбеуге;
4) жұмыс процесінде құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге;
5) істерді оқу залынан шығармауға, оларды басқа адамдарға бермеуге, құжаттарға жазбалар жасамауға немесе астын сызбауға, бұрыштарды бүкпеуге, істерді ашық күйде үстелдерде қалдырмауға, оларды тікелей күн сәулесінің әсеріне ұшыратпауға, бір істің парақтарын екіншісіне салмауға, жеке құжаттар мен құжат компоненттерін (сызбалар, фотосуреттер және т.б.) алмауға, жабдықпен жұмыс істеудің техникалық ережелерін сақтауға, архив құжаттарының үстіне орналастырылған қағаз парақтарына жазбауға және т.б.;
5) істегі құжаттарды пайдалану парақтарын толтыруға; сауалнаманы толтыру – қалауы бойынша;
6) күн сайын алған архивтік істерді жұмыс аяқталғаннан кейін оқу залы қызметкеріне сақтауға тапсыруға;
7) архивтік құжаттарды ғылыми еңбектер мен басылымдарда пайдалану кезінде зерттеуші қор, тізімдеме, іс, парақ нөмірлерін көрсете отырып, олардың сақталатын орнына сілтеме жасауға;
8) архив құжаттарының мазмұнын бұқаралық ақпарат құралдарында және ғылыми басылымдарда объективті түрде жариялауға міндетті.

5. «Жұмыс ережесін» бұзғандығы үшін жауапкершілік

21. «Қызылорда облысының мемлекеттік архивінің оқу залында зерттеушілердің жұмыс істеу ережесін» бұзған тұлғалар уақытша (3 айға дейін) немесе тұрақты мерзімге оқу залында жұмыс істеу және архив құжаттарының көшірмелерін алу құқығынан айырылуы мүмкін.
Бұл туралы шешімді «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің басшылығы қабылдайды және зерттеушіні «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-не қабылдау туралы өтініш берген ұйымға немесе ол жұмыс істейтін (оқитын) жерге міндетті түрде хабарлайды.
22. «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-сі қорының құжаттарына зиян келтірген азаматтар республикада қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапқа тартылады.